外汇局系统如何加强内控机制建设

1. 外汇局系统如何加强内控机制建设

建立健全科学有效的内控制度体系是外汇局系统强化自我约束、防范风险的重要保障，是外管部门稳健有效运行的保证，是依法行政的要求，是维护外管部门形象的要求，是防止外管人员触犯法律的要求。因此，外汇局系统必须加强内控制度建设，以确保外管人员依法、公正、廉洁、有效地履行工作职责，维护外汇秩序的稳定，促进经济发展。 一、外汇局系统内控制度建设中存在的问题 近几年，外汇局系统内控制度建设取得了一定的成绩，但在实际执行中也存在着漏洞和风险。外管系统内控机制建设只有进一步强化和完善，才能不断适应外汇管理工作的需要。目前，外汇局系统内控制度建设存在的主要问题表现在以下几个方面： （一）内控机制建设方面存在着思想认识误区。一是观念模糊。内部控制包含两层含义：一层是内控机制，是相互制约、相互制衡的组织结构；一层是内控制度，是规范约束业务行为的准则。而在传统的管理模式下，从业人员缺乏内控意识，认为有了规章制度就达到了内控的要求，从本质上没有认识到规章制度仅是内部控制的基础和依据，是一种相对静态的概念，而内部控制是一种各项业务运作过程中环环相扣、相互制约的风险动态控制机制。由于认识上的偏差，使内控制度未能得到健全和有效的落实，形成重制度制定，轻制度落实的现象。二是忽视内控机制在业务发展和创新的过程中的不断修订和完善。内控建设是系统内部的一种自律行为，内控机制始终是以动态的形式存在的，是通过人的实际活动和业务行为实现的，它的作用是通过对人的监督和制约，达到制衡的目的。现实中，在业务发展和创新过程中，往往考虑内部控制的同步完善，忽视了内部控制在决策、执行和监督整个过程中的作用。三是忽视人的作用。内部控制是一种机制、一个过程，是由人来实现的，内部控制中出现的各类问题，归根到底，都来源于人员的问题。只有通过对人的监督和制约，才能达到监督和制约事的目的。 （二）没有系统、全面的内控制度。现有的内控制度是各个分支局按照总局的要求，结合实际情况自行制定的内控制度，外汇局系统内缺乏一个自上而下、具有总体指导意义的科学、系统、全面、标准的内控制度，致使各分局内部管理制度不完善、操作程序不规范，内控制度存在着一定的漏洞，隐藏着一定的风险。表现在有的业务未制定授权制度，或授权不清，责任模糊；有的制定的管理权限不符合有关文件的要求；个别岗位责任制不完整；个别业务制度存在着滞后现象，未能随着业务发展而及时进行修订和完善。 （三）内控环境一定程度上制约着内控制度的执行。一是现有的管理模式，决定了上级部门对下级部门的考核在一定程度上重速度轻质量、重形式轻内容、重结果轻过程，导致内控制度未能覆盖所有的风险点，有的业务、岗位的内控制度存在盲点。二是风险控制分散，安全性较差。外汇管理业务专业性强，政策变化快，管理的内容和对象繁杂，还有较多的审核、审批职能，致使外汇管理部门人员数量与工作任务难以匹配，难以满足责任分离、相互制约、相互监督的要求， 不相容岗位分离的内控要求与人员不足的矛盾越来越突出，存在着一定的风险。突出表现在业务工作上存在一人多岗，部分业务存在“一手清”现象，业务印章及重要空白凭证管理不规范，审批业务时在政策法规的把握上存在误差等违规现象。 （四）对外汇管理重要性认识不足，是制约内控制度执行不到位的关键因素。一是部分外汇管理干部对内控制度建设的重要性认识不够，认为外汇管理部门不同于银行的重要业务管理部门，不存在风险防范问题。实际上，外汇管理部门监管着国家对外经济交往中的一切外汇资金的流出和流入，工作人员如在业务操作中稍有失误而形成风险，就可能给国家造成损失。如工作人员对进出口核销相关的单据审查不严，或未认真执行反洗钱的有关规定，就可能为犯罪分子逃套汇和洗钱提供可乘之机，造成国家外汇资金的损失。二是授权批准程序不规范。没有建立合理规范的授权分责制度和完善的审批手续，各种授权缺乏书面形式的确认，超越授权等现象存在。主要表现是：少数人思想认识不到位，碍于情面，造成调离、休假人员交接手续不全；部分人员工作责任心不强，工作中畏难情绪较重，使部分工作未能严格按照有关规定办理等。 （五）人员数量和质量在一定程度上影响了内控制度的执行。一是现行的内控制度要求业务分工互不兼容、业务操作互相制约，要求岗位设置明细化单一化。因各种原因，现有外汇管理部门存在着人员配备不到位的现象。一旦出现人员必须离岗，往往造成违规兼职代岗，甚至出现替代人员不能完全胜任所兼岗位的工作，由此而存在违规操作及可能发生的安全责任隐患。二是人员业务素质难以适应外汇管理工作的需要。少数人员对日常业务学习重视不够，又缺乏专业知识培训，导致业务知识面不宽，对有关规定理解不深刻，执行中容易产生误差。 （六）缺乏有效的监督手段。一方面由于外汇管理业务多集中在总分局一级，分局外汇管理部门对支局的外汇管理工作布置多，检查少；另一方面，外汇局系统尚未建立起一支专门从事外汇管理内部审计的队伍，外汇分支局内控制度检查工作难以做到制度化、程序化、经常化、专业化，检查监督力度不够，风险隐患难以及时发现。 二、完善外汇局系统内控制度建设的几点建议 （一）切实加强对内控制度建设的组织领导，努力推进内控制度建设向纵深发展。内控制度建设是一个系统工程，因此各级外汇部门要从讲大局、保安全的高度出发，对内控制度建设常抓不懈。一是要树立“内控优先”的思想，做到认识上定向，中心上定位，操作上定规，把抓内部控制机制的落实同抓运行机制、激励机制的落实放到同等重要的位置。人民银行分支行要加强对外汇分支局内控制度建设的组织领导，一把手亲自抓外管系统的内控制度建设，同时将内控制度建设列为分支局局长、外汇管理部门负责人、员工任期主要目标进行严格考核，保证内控制度建设各项工作落到实处。二是建议总局统一组织人员，研究当前外汇管理业务工作的各个风险环节，形成一套系统、规范、统一和便于操作的内部控制制度和操作规程文本，使分支局在完整统一的框架内，加强内部管理。 （二）坚持以人为本的原则，全面提高外汇局系统干部职工的素质。内控制度能否得到有效运作、执行，很大程度上取决于员工的政治业务素质的高低，取决于员工对制度的理解和执行。因此，必须加强对职工的政治思想、职业道德的教育，加强业务技能的培训工作。建议上级部门针对不同岗位的特点，结合外汇政策的调整，制定相应的培训教材，并随着业务发展、政策的变化而不断地调整，有计划、连续地对不同岗位的业务管理人员和操作人员进行培训。 （三）建章立制。实践证明，工作中存在的困难和问题，其原因是内部制度不健全，操作规程不统一，不规范。因此建章立制既是内部管理制度化、科学化、规范化的前提，也是内部管理能否落实的保证。外汇局系统应本着“权责明确、平衡制约、相互监督、优质高效”的原则，制定岗位责任制、内控制度、操作规程和业务审批权限；同时根据业务的发展和政策的变化，不断地对外汇管理规章制度和操作规程进行修订、完善。在内控制度的制定上：一是岗位职责应明确岗位目标、职责、职权、从事该岗位应具备的基本条件及各岗位之间应有的相互监督约束机制。权责的明确，能有效防止工作的重复、遗漏或推诿，提高办事效率，岗位间的相互制约能在一定程度上起到防范风险的作用；二是内部管理制度是内控制度的核心，应覆盖工作的各个方面，以制度约束人，以制度管理人，以制度制约人；三是针对目前内控制度中存在的对一般员工规定内容多、对管理层规定内容少、对业务操作规定内容多、对考核责任规定内容少的情况，进一步明确各级组织、各级领导、各个部门和工作岗位的职责和权限，使每一个岗位、每一项业务和环节，都有明确的制度约束，都有规范的制约关系，都有定期不定期的检查，都有具体的责任领导和责任人，形成一套分工合理、权责分明、运作有序的内控制度；四是在授权批准的控制上，要建立合理的授权分责制度，要按照业务工作程序授权，完善各种审批手续。各种授权都要以书面形式确认，以预防和控制风险的发生；五是建立科学有效的风险预警机制，建立覆盖各个业务领域的数据仓库和管理信息系统，对管理制度、审批程序、授权分责、职务分离、操作规程、岗位责任等情况实行适时监控和同步监测，及时规避或控制风险。 （四）加强监督机制，确保内控制度落实到实处。内控制度能否在外汇管理工作的实践中得到贯彻执行，关键在于人的操作，在于有一个有效的监督机制，否则，制度再好，没有有去执行或执行不严格，那制度就是一个花瓶式的摆设，不能发挥真正的作用。为此必须建立监督机制，确保内控制度有效执行。一是加强外汇局系统内审队伍建设，加大对分支局各项业务制度、操作规程执行情况的审计力度；二是发挥人民银行各分支行内审部门的作用，强化对外管部门内控制度执行情况实行定期或不定期的监督检查，突出检查的针对性和实效性，查细、查深、查透，及时发现外汇管理工作中存在的问题、管理中的漏洞、隐藏的风险，及时采取措施，减少差错、事故、案件的发生，提高风险防范能力和水平；三是建立有效的干部管理、监督和约束机制。要建立和完善干部诫勉制度和述廉制度，通过强化组织监督、规范群众监督、引导舆论监督、发挥社会监督，逐步建立起具有行业特点的干部监督管理机制。 （五）加强干部队伍建设。人是内部管理中最关键的因素，因为任何内控制度都需要由人来执行，拥有品质良好、训练有素的人员甚至可以在一定程度上弥补内部控制某些方面的不足，所以要加强外汇局系统内控制度建设，就必须全面提高从业人员的综合素质和能力，提高思想水平和道德修养。一是在人员配备上，尤其是重要岗位的人员配置不仅要配足，更要重视人员配置的质量，要按照“政治过硬、业务优良、作风清正、纪律严明”的标准配备。在人员岗位的设置上应体现“岗位选人”的原则，避免一手清、一专多能的岗位设置，依据岗位选定工作人员。二是加强人员、岗位的交流，实行重要岗位定期轮岗和离任审计制度，以规避和防范风险的发生。